Vergaderingen kunnen echt veel leuker, zeggen vergaderaars zelf. De aanleiding was een artikel van Eric J. McNulty over hoe je vergaderen weer zinvol en leuk kunt maken. Hij ontving na zijn publicatie vele tips en ideeën van ervaringsdeskundigen die uren per dag aan een vergadertafel doorbrengen, omdat dat hun werk is.

De voorwaarde voor een goede vergadering is heldere agenda, op papier of te presenteren op het scherm van een device dat je gebruikt. Een open deur misschien, maar nog geen gemeengoed in elke organisatie. Een agenda vertelt deelnemers aan de vergadering wat er aan de orde gaat komen, geeft hen de mogelijkheid zich erop voorbereiden, laat zien hoeveel tijd er per onderwerp beschikbaar zal zijn en geeft aan wie er allemaal aanwezig zullen zijn. Verspreid de agenda wel voorafgaand aan de vergadering, anders gaan deze effecten alsnog verloren.

Stel een agenda zo op dat de moeilijke onderwerpen het eerst aan bod komen. Doe je dat niet, dan leert de ervaring dat die moeilijke onderwerpen aan het eind worden afgeraffeld. Geef daarnaast per onderwerp aan wat je ermee wilt: een beslissing nemen, een aanbeveling doen, een werkproces verbeteren, etc.

Vergaderen is iets wat we ook in Nederland veel doen. Uren en uren besteden we eraan en vaak zien medewerkers vergaderuren als verloren uren. Veel organisaties gaan er vanuit dat de kunst van het vergaderen in ons DNA ingebakken zit. Helaas, dat is niet waar zo wijst de praktijk uit. Voor van alles en nog wat zijn cursussen, maar leren vergaderen staat niet in het cursusaanbod. De oproep aan alle HR-afdelingen is: biedt een cursus vergaderen aan!

Vergadervaardigheden onder de knie krijgen is één, klaar zijn voor een vergadering is minstens zo belangrijk. We hebben het allemaal razend druk en met ons hoofd bij allerlei andere activiteiten rennen we vlak voor de vergadering begint de zaal binnen. Zelfs als je goed hebt leren vergaderen, moet je er wel klaar voor zijn, wel aandacht voor hebben.

Het Centrum voor Mindfulness heeft samen met de Universiteit van Leiden onderzoek gedaan naar het effect van drie minuten ademhalingsoefening bij Agile projectteams.

De uitkomsten waren evident: ademruimte zorgt ervoor dat vergaderingen effectiever verlopen, dat het beslissingsproces aan kwaliteit toeneemt en dat deelnemers beter naar elkaar luisteren. Ademruimte creëert meer focus en meer gerichte aandacht.

Drie minuten ademruimte kun je niet alleen aan het begin van een vergadering toepassen om het contact met mindful bewustzijn te herstellen. Verdeeld over je werkdag, kun ademruimte toepassen om even rust te nemen en weer energie bij te tanken. Ga kort voor de oefening rechtop zitten en sluit je ogen. Stap 1 gaat om bewust worden, bij stap 2 focus je op je ademhaling en bij stap 3 breid je je aandacht uit. Tot slot open je je ogen weer. Op de website van het Centrum voor Mindfulness vind je een handig hulpmiddel voor het doen van deze oefening.