De eerste conferentie over mindfulness in organisaties was een mijlpaal voor de Europese mindfulnessbeweging. Meer dan 150 deelnemers uit alle windstreken van Europa kwamen op 11 oktober 2018 tezamen voor de laatste (wetenschappelijke) inzichten over de effecten van mindfulness op het werk in de praktijk en mindful leiderschap. Ze deelden best practices van mindfulnessimplementaties in eigen organisaties en namen deel aan verschillende masterclass workshops om zelf een nog betere leidinggevenden te worden.

Een congres vol mindfulness

Dagvoorzitter Pauline de Wilde bereidde de deelnemers op een verrassende en vernieuwende manier voor op de dag die zou komen. Allereerst bespraken deelnemers met hun buurman of buurvrouw de rol van mindfulness in hun leven. Vervolgens werd iedereen uitgenodigd deel te nemen aan een twee minuten durende meditatie om het streven naar perfectie los te laten, bij hun adem te blijven en zich in te stellen op de reis van de dag.

Tijdens de lunch mochten deelnemers een gesprekspartner uitkiezen en daarmee tien minuten oefenen in mindful, niet-oordelend luisteren naar wat de gesprekgenoot had te vertellen. Deze manier van netwerken werd zeer gewaardeerd en leidde tot diepgaande uitwisselingen.

Mindfulness for Leaders in the Age of Agility

Keynote Jean-Francois Manzoni

De speech van professor Jean-Francois Manzoni, president of IMD Lausanne, droeg de titel Mindfulness for leaders in the Age of Agility.

If you are not ‘here and now’, your habit wins Jean-Francois Manzoni

Hij nam het publiek mee naar de context van zijn business school. Hij liet zijn studenten fragmenten zien van de film Elizabeth I en vroeg hen of zij konden verklaren waarom zij zo’n succesvolle vorstin is geweest. Het antwoord van zijn studenten was: omdat zij zo aanwezig was in het nu. De studenten zelf - leidinggevenden in de dop - gaven toe dat zij dat zelf juist niet waren. Ze vroegen aan Jean-Francois Manzoni hen te helpen aandachtig te worden. Hij liet hen een oefening doen in bewust ademhalen, volgens technieken van de Boeddhistische Zen meester Thich Nhat Hanh.

Mindfulness is in de ogen van Manzoni een belangrijke vaardigheid, omdat leidinggevenden die mindful zijn 100% van hun aandacht kunnen schenken aan zaken die nu van belang zijn. “If you are not ‘here and now’, your habit wins” was zijn statement. De gewoonte, het automatisme neemt het over als je je ‘hoofd er niet bij hebt’. Mindfulness maakt je aandachtig en pas daarna kun je je ingesleten gewoontes veranderen. Pas dan kun je je automatische piloot uitschakelen en de betere versie van jezelf worden.

Je wordt als leidinggevende niet betaald om te oordelen, je wordt betaald om zaken voor elkaar te krijgen. Jean-Francois Manzoni

Dat is verwarrend voor veel leidinggevenden. Hoe kun je als leidinggevende niet-oordelend zijn? Veel leidinggevenden veronderstellen dat het juist hun taak is om te oordelen, om aan te geven wat goed en slecht is. Daarvoor worden ze immers betaald. Hoe kun je mindful zijn en toch je baan als leidinggevende behouden, is de vraag die Manzoni vaak hoort. Zijn antwoord is simpel: je wordt niet betaald om te oordelen, je wordt betaald om zaken voor elkaar te krijgen die anders niet zouden gebeuren. Als leidinggevende doe je dat op zo’n manier dat er een systeem ontstaat dat sterker is dan toen je eraan begon. Hij herinnert leidinggevenden eraan dat ze eerst moeten leren mindful te zijn om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Want mindfulness betekent dat je leert om weer te focussen.

Professor Jean-Francois Manzoni
Wibo Koole

Creating Mindful Teams for Excellent Performance

Keynote van Wibo Koole

Wibo Koole is directeur van het Centrum voor Mindfulness in Amsterdam en gastheer van de conferentie. Zijn speech handelde over Creating Mindful Teams for Excellent Performance.

Koole bekende dat hij lange tijd helemaal niet van teamwerk hield. In het begin van zijn loopbaan vond hij teamwork niet prettig, het kostte te veel moeite. Hij dacht eraan te kunnen ontsnappen door zelf leidinggevende te worden en te kunnen beslissen wat er moest gebeuren. Maar ook al nam hij de rol teamleden te vertellen wat hij wilde dat er ging gebeuren, het teamwork werd daar niet leuker door. De andere optie die hij later koos om er van weg te komen, werkte ook niet. Als organisatieadviseur ontkwam hij evenmin aan teams, omdat zijn opdrachtgevers hem juist vroegen om teams te begeleiden beter te worden of om als interim-manager de leiding weer over te nemen.

Stroef teamwork knaagde dus al een tijdje aan hem en Koole begon te onderzoeken hoe teams beter zouden kunnen functioneren, met meer plezier, energie en succes. Teams in de huidige complexe wereld moeten heel veel verschillende vaardigheden beheersen. De sleutel vond Koole in groepsdynamiek: het geheel van een team is meer dan de afzonderlijke leden.

Alleen als een team bewust en aandachtig is en kan functioneren met ‘one mind’ werkt het echt! Wibo Koole

Maar hoe zorgen we ervoor dat een team een teamfocus krijgt, dat het een gezamenlijk doel voor ogen heeft en houdt. Koole haalt daarvoor de beroemde NBA-basketbalcoach Phil Jackson aan. Hij won met zijn teams 11 keer het NBA-kampioenschap. Een team is vele handen met één hoofd, ofwel ‘a team is a lot of hands and one mind’. Alleen als een team bewust en aandachtig is en kan functioneren met ‘one mind’ werkt het echt! Als je dat begrijpt, wordt teamwork leuk!

Koole ziet twee cruciale competenties die een echte teameenheid kweken: mindfulness en compassie. Hij vertaalt dat in Sensing Mindscape en Care & Collaboration. Een team met een ‘sensing mindscape” heeft voortdurend oog voor wat er in het team en in de omgeving gebeurt. En weet op die situaties goede antwoorden te vinden. Teamleden stoppen met elkaar eindeloos de schuld te geven en zelf weg te duiken. Het tweede zorgt ervoor dat teams veel beter gaan presteren. Wanneer ze compassie cultiveren, verdwijnen ongemak, lijden en stigmatiseren.

Des te mindfuller teams zijn, des te minder vaak een taakconflict in een team escaleert tot een veel lastiger op te lossen relatieconflict. Wibo Koole

Onderzoek wijst uit dat teams die mindfulness beoefenen betere beslissingen nemen en effectiever communiceren. Niet alleen de communicatie tussen teamleden, maar ook tussen teams verbetert sterk. Des te mindfuller teams zijn, des te minder vaak een taakconflict in een team escaleert tot een veel lastiger op te lossen relatieconflict. Daarnaast zorgt teammindfulness ervoor dat teamleden geen sociaal ondermijnend gedrag meer vertonen, omdat ze afhaken en niet meer meedoen.

Care & Collaboration, waar teamleden elkaars opofferingen voor het team erkennen, zorgt ervoor dat teamleden elkaar gaan helpen en dat ze gaan leren. Operatieteams in ziekenhuizen die hoog scoren op onderling vertrouwen, scoren ook hoog op fouten maken. Niet dat deze teams meer fouten maken dan andere, maar ze zijn er opener over met als gevolg dat de weg vrij is om te leren en te verbeteren.

En dat perspectief kunnen alle teams in de moderne VUCA-wereld benutten.

Meditation can change your mind

Keynote van Britta Hölzel

Britta Hölzel, neurowetenschapper en MBSR-trainer, gaf haar speech de prikkelende titel Meditation can change your mind mee. Het aantal onderzoeken naar mindfulness is sterk toegenomen en zij waarschuwt voor het overdrijven van de effecten van mindfulness (Van Dam et.al. Mind the Hype, 2018). Dat kan de hele beweging schade toebrengen.

Wat wijzen de onderzoeken uit, was haar vraag. Hölzel geeft de laatste stand langs de lijnen van:

  • Focus
  • Veerkracht
  • Creativiteit en Verandering
  • Compassie

Focus

De afleidingen in de huidige wereld zijn talrijk. Gefocust blijven valt vaak niet mee. Ervaringen wijzen uit dat het mediteren helpt bij het trainen van aandacht, maar ervaringen zijn wat anders dan wetenschappelijk bewijs. Er is meer onderzoek nodig voor we kunnen aantonen dat er een verband bestaat tussen meditatie en focus.

Veerkracht

Mindfulness heeft bewezen effect op veerkracht. Wat gebeurt er in je brein bij stress? Mindfulness kan dan een positief effect hebben op je (mentale) gezondheid, het reguleren van je emoties en stressvermindering. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat mindfulness leidt tot veranderingen in je hersenactiviteit.

Creativiteit en verandering

Onderzoeken wijzen uit dat mindfulness mentale flexibiliteit verbetert en het makkelijker maakt een nieuw perspectief te kiezen. Je vaardigheden om problemen op te lossen nemen dan toe. Welke meditatie bijdraagt aan welk soort probleemoplossing en creativiteit is nog niet voldoende uitgezocht. Daarvoor is gerichter onderzoek nodig.

Compassie

Zorgprofessionals zijn duidelijk meer bereid anderen te helpen en communiceren beter na het beoefenen van mindfulness, zo blijkt uit onderzoek. Onderzoek geeft nog niet aan dat deze conclusies ook in de breedte gelden.

Onderzoeken naar de effecten van mindfulness kennen problemen op het vlak van:

  • Methodologie
  • Het ontbreken van een goede definitie van mindfulness
  • Zeer uiteenlopende onderzoeksopzet

Britta Hölzel stelt de volgende verbeteringen voor:

  • Wees zeer specifiek in het duidelijk maken wat we precies willen trainen
  • Interventies moeten langer duren
  • Verbeter de methodologie en de meetmethoden.
Britta Hölzel
Rasmus Hougaard

Mind of the Leader

Keynote van Rasmus Hougaard

Mind of the leader was de titel van Rasmus Hougaards speech. Hij vroeg de toehoorders welke leiderschapseigenschappen hen hadden gemotiveerd. Veelgehoorde antwoorden waren: humor, ondersteunen, eerlijkheid en luisteren. Hougaard vatte dit samen als: compassie. Niemand noemde zaken als strategie, iemand die goed is in spreadsheets of iemand die de doelen in de gaten houdt.

Zijn conclusie op basis van een vier jaar durend onderzoek is dat leiderschap de laatste 10 jaar zo grondig is veranderd, dat we kunnen spreken van een leiderschapscrisis.

Organisaties moeten iets anders bedenken om millennials aan zich te binden. Rasmus Hougaard

Vier jaar geleden schrapte de baas van Accenture de jaarlijkse personeelsbeoordelingen. Ruim 70% van zijn personeel bestaat uit millennials of zijn nog jonger en zij kunnen niet uit de voeten met een jaarlijkse beoordeling. Organisaties moeten iets anders bedenken om deze groep aan zich te binden, om zich gelukkig te voelen in hun werk, zich verbonden te voelen met het bedrijf en om het gevoel te hebben dat ze een zinvolle bijdrage leveren. Een belangrijke aanleiding voor Accenture was dat minder dan 50% van de medewerkers zich verbonden voelde met het bedrijf, met productiviteits- en prestatieverlies als gevolg.

In Hougaards onderzoek werden 35.000 leidinggevenden ondervraagd. Willen leidinggevenden relevant, betrokken en motiverend zijn voor hun medewerkers, dan:

  1. moeten leidinggevenden mindfulness beoefenen. Alleen wanneer je in het hier en nu bent, geeft je aandacht aan anderen en luister je echt naar wat ze hebben te zeggen. Mindfulness zorgt voor focus, zodat je als leidinggevende je mensen het juiste kunt aanreiken. 73% van de leidinggevenden uit verschillende landen en bedrijfstakken geeft aan dat ze vaak unmindful zijn en afgeleid door bijvoorbeeld hun mobieltje.
  2. is een onzelfzuchtige houding noodzakelijk. Laat egoïstische impulsen niet leidend zijn voor je gedrag. Het managen van je eigen ego vinden leidinggevenden een belangrijke vaardigheid. Wanneer een leidinggevende een promotie krijgt, zijn mensen om hem heen het vaker met hem eens, luisteren ze naar hem en lachen om wat hij zegt. Prachtig, maar zijn ego groeit en het gevaar kan zijn dat hij niet meer tegen kritiek kan, gaat manipuleren en alleen ‘ja-knikkers’ om zich heen verzamelt. De baas van Carlsberg wilde niet in die valkuil stappen en is bewust letterlijk tussen zijn medewerkers gaan zitten in plaats van op een eigen kantoor.
  3. is compassie een voorwaarde om zinvolle werkomstandigheden te creëren. Hougaard noemt als voorbeeld de Marriott Hotel Group. Toen de bezettingsgraad tijdens de crisis in twee jaar tijd daalde van 87% naar 4%, ontsloegen ze hun personeel niet maar investeerden ze in opleidingen. Na twee jaar, aan het eind van de crisis wat de personeelsbetrokkenheid vele malen hoger dan gebruikelijk is in deze branche.

Parallel sessies

Kiki Vreeling

Kiki Vreeling sloot met haar speech aan op Rasmus Hougaard. Leiderschap gaat in haar ogen over het bouwen aan relaties. Goed leiderschap vereist vertrouwen, onderverdeeld in logica, authenticiteit en empathie. Focus, hoe manage je je emoties en hoe wordt je meer zelfbewust zijn daarbij belangrijke vaardigheden.

Wetenschappelijke inzichten van Silke Rupprecht

What do we really know and how can we advance the field? Rupprecht neemt de deelnemers mee langs welbevinden en veerkracht, onderlinge werkverhoudingen, leiderschap en werkprestatie. Aan de hand hiervan geeft ze aan in hoeverre mindfulness daaraan bijdraagt.

Mindfulness draagt zeker bij aan welbevinden en veerkracht. Silke Rupprecht

Mindfulness draagt zeker bij aan welbevinden en veerkracht, zo hebben meerdere onderzoeken uitgewezen. Waarschijnlijk heeft mindfulness een positieve uitwerking op de onderlinge werkverhoudingen (empathie, zelfcompassie en minder conflicten). Er is een correlatie - geen causaal verband - tussen mindfulness en aspecten van leiderschap (flexibiliteit, authenticiteit, menselijkheid, werkplezier bij medewerkers en minder uitputting bij medewerkers). Onderzoek nog beter het effect van mindful communiceren, de houding anderen te willen helpen, en de bereidheid van leiders te willen veranderen.

Of mindfulness bijdraagt aan betere werkprestaties vanuit onderzoeksoogpunt is lastig vast te stellen. Werkprestaties zijn breed en complex. Verbeterde onderhandelingsvaardigheden, testvaardigheden en teamprestaties treden op na korte mindfulness trainingen.

Rupprecht roept op meer onderzoek te doen naar de effecten van mindfulness op team en organisaties.

Het artikel in de NY-times Hey Boss, you don’t want your emloyees to meditate gaf aan dat de taakmotivatie van de mindfulnessgroep - in vergelijking met de controle groepen - juist daalde. Maar in dat artikel werd nagelaten te melden dat de prestaties van de mindfulnessgroep juist waren toegenomen. Sommige studies wijzen uit dat de productiviteit toeneemt dankzij mindfulness, dat klassen beter presteren en dat het geen negatief effect heeft op betrokkenheid bij het werk.

Veel onderzoek tot nu toe is gericht op de effecten van mindfulness op individuen. Rupprecht roept op meer onderzoek te doen naar de effecten van mindfulness op team en organisaties.

Mindfulness in organisatie implementeren: business cases

De psychologische veiligheid in een team wordt vergroot door mindful gedrag en mindful communiceren. Ginny Chequer

Bij Cisco, zo liet Ginny Chequer weten, bestaat mindfulness niet alleen uit mediteren. Psychologische veiligheid in een team is een belangrijke voorwaarde en die wordt vergroot door mindful gedrag en mindful communiceren. Wanneer teamleden die vertrouwd zijn met mindfulness zitting hebben in een andere teamsamenstelling, dan blijkt mindfulness zich als een olievlek te kunnen verspreiden door de organisatie.

Bij het ministerie van Onderwijs ervaart 60% van de deelnemende medewerkers verbeterde vaardigheden, zoals het doorbreken van stress. Marloes Telle

Ook bij het ministerie van Onderwijs in Nederland blijkt mindfulness positieve ervaringen te hebben opgeleverd. Marloes Telle, die mindfulness­trainingen op het ministerie coördineert, gaf aan dat een 8-weekse training op maat heeft uitgewezen dat de training een hoge impact heeft gehad op meer dan 70% van de deelnemers. Zij herkennen beter stresssignalen en fysieke sensaties. 60% ziet verbeteringen in werkgerelateerde vaardigheden: minder snel afgeleid en stress kunnen doorbreken.

In haar onderzoek ontdekte Telle drie belangrijke elementen voor het succesvol implementeren van mindfulness in organisaties:

  1. Stem het programma af op de behoefte van de organisatie
  2. Sluit aan bij bestaande organisatiedoelstellingen
  3. Investeer in commitment.

Bij het ministerie was hieraan voldaan met als gevolg dat mindfulness­trainingen nog steeds volgeboekt zijn.

Mindfulness and Emotional Intelligence

Keynote van Daniel Goleman

De vaardigheid om aandachtig te kunnen zijn, is nu belangrijker dan ooit. Daniel Goleman

Lang geleden kwam Goleman zelf in aanraking met de kracht van mindfulness. Nu ziet hij dat we leven in een wereld die ‘wealthy in information, but poor in attention’ is. De vaardigheid om aandachtig te kunnen zijn, is nu belangrijker dan ooit, vindt Goleman.

Goleman heeft zijn zoektocht naar wetenschappelijke studies naar het bewezen effect van mindfulness verzameld in zijn publicatie Science of meditation. 60 Studies tonen aan dat meditatie van invloed is op emotionele intelligentie. Topleiders in bedrijven (10% van het totaal) verschillen van gewone leidinggevenden in emotionele intelligentie (zij begrijpen het systeem, denken in het grote plaatje en kunnen relaties managen).

Emotionele intelligentie bestaat uit vier dimensies: zelfbewustzijn, zelfmanagement, sociaal bewustzijn en relatiemanagement.

Met voortdurende aandachtstraining maken we ons prefrontale cortexsysteem sterker met als gevolg dat onze concentratie verbetert. Daniel Goleman

Gelukkig kun je deze dimensies trainen door het beoefenen van mindfulness. Hij gebruikt de analogie met de sportschool. Telkens als je gewichten tilt, worden je spieren sterker. Met voortdurende aandachtstraining maken we ons prefrontale cortexsysteem sterker met als gevolg dat onze concentratie verbetert. Hoe meer we trainen, des te beter we erin worden.

In stressvolle situaties wil de amygdala het wel eens overnemen en reageren we op een manier waar we later misschien spijt van krijgen. Onderzoeken laten zien dat hoe meer we trainen, des te sneller herstellen we van ongewenste amygdala overnames (getrainde mindfulnessbeoefenaren reageren 30 keer sneller).

Mensen die een topprestatie moeten leveren, zoals ballerina’s, schakers, sporters en anderen hebben het vaak over een flow waarin ze terechtkomen. In deze mentale staat zijn ze 100% gefocust, verkeren ze in een staat van opperste concentratie. Volgens Goleman is meditatie een manier om in deze zoete mentale staat te geraken (flow ) en je tegelijkertijd nog goed te voelen ook.

Training zorgt ervoor dat het ons nieuwe standaardgedrag wordt, omdat ons brein verandert.

Emotioneel intelligent leiderschap beïnvloedt de sfeer in teams positief en teamprestaties nemen toe. Mindfulness is de sleutel tot het worden van een meer compassievolle leider of leidinggevende. Eerst vraagt het mentale inspanning, maar training zorgt ervoor dat het ons nieuwe standaardgedrag wordt, omdat ons brein verandert.

Als het gaat om relatiemanagement gelooft de sociale neurowetenschap dat we beschikken over een sociaal brein en daarmee een brain-to-brainconnectie: volledig aandachtig zijn bij de ander, automatisch synchroniseren en in een interpersoonlijke flow terechtkomen. We kunnen ons sociale brein verbeteren door empathie te trainen, door meer compassievol te worden.

Goleman onderscheidt drie niveaus van empathie:

  • Cognitief begrip
  • Emotionele verbinding
  • Empatische zorg.

Door compassie te trainen, zijn we in staat om mensen om ons heen zich beter te laten voelen.
Grijp die kans!

De eerste Europese Conferentie over Mindfulness in Organisaties is een initiatief van het Centrum voor Mindfulness, Potential Project en Dechesne & Boertje eventmarketing.

Fotografie: De zaak in beeld by Marc Verbeek

Gerelateerde trainingen en workshops